مزایای به کارگیری مسئول دفتر
از آنجایی که این شغل به طور مستقیم زیر نظر مدیر عامل قرار می‌گیرد، بهتر است هر مجموعه یا شرکتی مسئول دفتر داشته باشد تا تمام کارهای رئیس مجموعه و ارتباطاتی را که او با بیرون و داخل مجموعه دارد، مدیریت کند. بنابراین از مزایای استخدام مسئول دفتر این است که او به طور ویژه و جزئی‌تری به امور رسیدگی می‌کند. اموری که از زمان و حوصله‌ی مدیر دفتر خارج است. از این رو او اختیار دارد جلسات داخلی را تنظیم یا لغو کند. با مراکز بیرونی و درونی تماس بگیرد. با کلیه کارکنان و مدیران نیز تماس بگیرد. مدارک و اسناد محرمانه را بایگانی کند و در نهایت تمام گزارشات خود را به مدیر عامل ارائه دهد.
به طور کلی مزایای به کارگیری مسئول دفتر را می‌توان در چند عنوان برشمرد:
* تحقق برنامه‌ریزی‌های مدیر با پیگیری مؤثر اهداف مشخص شده توسط مدیر یا سازمان
* بهبود ارتباط واحد در ارتباط با سایر واحدها
* بهبود ارتباطات در برقراری ارتباط با مشتریان و سایر افراد بیرونی
مسئول دفتر کیست؟
برای معرفی انواع مسئول دفتر، می‌توانیم به انواع مشاغل اشاره کنیم. زیرا برای نظم بخشیدن به هر کار دفتری یا شرکتی به وجود چنین شخصی نیاز است. بیمارستان، مطب دکتر، دفتر وکالت، بانک، شرکت ساختمانی، مؤسسه آموزشی، دفاتر پست، املاک، رستوران و… . بنابراین می‌توان گفت به ازای هر کار دفتری حداقل یک مسئول دفتر وجود دارد.
شغل مسئول دفتر مناسب چه افرادی است؟
به طور سنتی و در تمام دنیا خانم‌ها علاقه بیشتری برای این شغل دارند. به دلیل این که این شغل با خصوصیات شخصیتی آنها بیشتر وفق دارد و از این رو در بیشتر سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌بینیم که تعداد خانم‌های بیشتری در این سمت مشغول به فعالیت هستند. حالا اگر بخواهیم دقیق‌تر تیپ شخصیتی افراد مناسب برای شغل منشی‌گری یا مسئول دفتر را بررسی کنیم باید به عوامل زیادی از جمله ویژگی‌های شخصیتی، ارزش‌ها، علایق، مهارت‌ها، شرایط خانوادگی، شرایط جامعه و… توجه داشته باشیم. معمولاً تیپ‌های شخصیتی برون‌گرا و کنترل‌گر و ملاحظه کننده مناسب این شغل هستند تا بتوانند به راحتی با دیگران ارتباط برقرار کرده و جزئیات را بررسی و کنترل کنند.
مهارت های مسئول دفتر چیست؟
هر شغلی به افرادی نیاز دارد که مهارت‌هایی ویژه داشته باشند. از مهارت های عمومی و تخصصی و توانایی های مسئول دفتر نیز می‌توان به این نمونه‌ها اشاره کرد: پیگیری، روابط عمومی بالا، اعتماد به نفس بالا، مسئولیت‌پذیری، مدیریت استرس، خلاقیت، مدیریت زمان، تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان. همچنین از مهارت‌های تخصصی این شغل تسلط بر نرم افزارهای آفیس، آشنایی با زبان انگلیسی، توانایی انجام مکاتبات اداری، آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی (به صورت ده انگشتی) و توانایی گزارش دهی است.
ویژگی های فردی مسئول دفتر
از مهم‌ترین ویژگی های فردی شغل مسئول دفتر نیز می‌توان به این موارد اشاره کرد: روابط عمومی عالی و بالا، خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه و مؤدبانه با ارباب رجوع، پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتیجه‌ی مدّ نظر مجموعه، حافظه خوب و حضور ذهن قوی در یادآوری مسائل مهم، صبر و تحمل بالا در مواجهه با رفتارهای تند و به دور از ادب افراد، رازداری در فعالیت‌های اداری و محرمانه نگه داشتن اسناد، رعایت انضباط کاری و وقت شناس بودن، تعهد داشتن به انجام فعالیت‌هایی که به گردن او گذاشته می‌شود آن هم با دقت و کیفیت مطلوب.
وظایف مسئول دفتر چیست؟
وظایف افراد به عنوان مسئول یا رئیس دفتر در این موقعیت شغلی بصورت کلی عبارت است از:
* پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها (بیشتر در رابطه با مدیریت)
* برنامه‌ریزی جلسات
* کمک به تهیه گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده
* سفارش لوازم اداری
* ایجاد گزارش
* انجام پروژه‌های متعدد
* تهیه و نظارت بر فاکتورها
* ارائه تحلیل در مورد مسائل مربوط به حوزه خود و..
البته این وظایف بر حسب شرکت یا سازمانی که افراد در آن فعالیت می‌کنند، متفاوت است.
شرایط استخدام مسئول دفتر
شرایط استخدام این رده شغلی با توجه به شرکت‌ها و سازمان‌ها متفاوت است. مثلا در شرکت کوچکی که امور آن چندان تخصصی نیست، ممکن است کارفرما شرایط استخدام را داشتن برخی از شرایط کلی و عمومی مانند داشتن دیپلم، سابقه کار، شرایط سنی و.. قرار دهد. اما در عوض برخی از سازمان‌ها و نهادهای تخصصی مانند دادگستری، داشتن تحصیلات دانشگاهی در رشته حقوق را جز شرایط اصلی استخدام عنوان کنند.
نحوه کار مسئول دفتر
این فرد به دلیل آنکه رابط میان مدیریت یا رئیس با ارباب رجوع یا مشتریان است، باید به شکل حضوری در محل کار خود حاضر باشد. البته ممکن است برخی از وظایف به طور غیرحضوری یا از راه دور نیز قابل انجام باشد؛ اما در شکل کلی، این شغل نیازمند فعالیت حضوری است.
آینده شغلی و بازار کار مسئول دفتر
شما به عنوان مسئول یا رئیس دفتر می‌توانید در بخش اداری یا دفتری هر سازمان یا شرکت دولتی و خصوصی مشغول به کار شوید. با کسب تجربه و مهارت بیشتر می‌توانید به رده‌های بالاتری دست یابید. درخصوص وضعیت بازار کار و میزان استخدام رئیس دفتر در ایران، آمار و ارقام دقیقی منتشر نشده است. اما به طور کلی با توسعه کسب و کار و رونق اقتصادی که به تبع آن فعالیت شرکت‌ها و سازمان‌ها افزایش یافته و کارآفرینی بهبود پیدا می‌کند، نیاز اشخاص و شرکت‌ها و سازمان‌ها به کارکنان دفتری از جمله رئیس و مسئول دفتری نیز افزایش خواهد یافت.
محیط های کاری مسئول دفتر
محیط های کاری مسئول دفتر همان طور که از عنوان شغل مشخص است، دفاتر هستند. اما به جز دفتر، مطب‌ها و محیط‌های بیمارستانی، آموزشی، شرکت‌ها و… از محیط های کاری مسئول دفتر به حساب می‌آیند. اغلب شرکت‌های بزرگ به منظور تحقق اهداف مرتبط با واحد خود در هر واحد یک مسئول دفتر را جذب می‌کنند. مانند مسئول دفتر معاونت مالی اداری یا حسابداری.
درآمد و حقوق مسئول دفتر
میزان حقوقی که اکثر کارفرمایان برای این شغل درنظر می‌گیرند، حقوق پایه است. ولی میزان حقوق مسئول دفتر مدیر عامل برحسب سابقه و تجربه و مهارت و صد البته نوع شرکت و فعالیت آن متفاوت است. این شغل نیازمند نظم و دقت و صبر و حوصله در کنار روابط عمومی بالا و مناسب است. بنابراین کسانی که چنین فاکتورهایی را دارند می‌توانند با قرار گرفتن در این جایگاه درآمد مناسبی داشته باشند.
البته بر حسب میزان مسئولیت‌ها و وظایف، درآمدهای مختلفی از سوی متقاضیان کار درخواست می‌شود. به خصوص در شغل‌های تخصصی که نیاز به منشی‌های تخصصی دارند. مانند شغل‌های مربوط به هتل‌ها، کلینیک‌ها و مراکز درمانی و یا مؤسسات آموزشی و آموزشگاه‌های زبان خارجی که نیاز به تسلط خاصی بر زبان‌های گوناگون دارد.