دوره کارمند دبیرخانه چیست؟
دبیرخانه را می‌توان یکی از مهم‌ترین واحدها در سازمان‌های اداری معرفی کرد که از گذشته تا کنون جایگاه ویژه‌ای در نظام اداری کشورها داشته است. کافی است نگاهی به آثار بر جای مانده از اسناد و مدارک دنیای قدیم بیندازید تا متوجه نقش مهم دبیرخانه و بایگانی در این عرصه شوید. در واقع نقش اصلی دبیرخانه‌ها ثبت و ضبط اصولی مکاتبات و اطلاعات سازمان‌ها است به گونه‌ای که بتوان خیلی راحت و سریع به آن‌ها دسترسی پیدا کرد.
کسی که به عنوان سرپرست دبیرخانه انتخاب می‌شود باید از دانش و مهارت کافی برخوردار باشد تا بتواند از عهده وظایف خود به خوبی برآید. برای این منظور دوره سرپرست دبیرخانه و بایگانی در آموزشگاه‌های مختلف آزاد و دولتی زیر نظر سازمان فنی و حرفه‌ای برگزار می‌شود.
اهمیت دوره کارمند دبیرخانه:
مسئولین دفاتر از مهم‌ترین اعضای سازمان هستند که باید با تمامی پرسنل درون شرکت و همچنین مشتریان، ذی‌نفعان و کلیه افراد مرتبط با کسب‌وکار تعامل داشته باشند. تمامی تصمیمات و تغییرات با اطلاع مسئول دفتر انجام می‌گیرد و این فرد مسئولیت هماهنگی تمامی رویدادها، جلسات درون و برون سازمانی و... را بر عهده دارد. به همین دلیل برخورداری از طیف گسترده‌ای از توانایی‌ها و مهارت‌ها برای او ضروری است که باید در آموزش رئیس دفتر مورد توجه قرار گیرد.
شغل کارمند دبیرخانه
دبیرخانه محلی مناسب برای آسان نمودن امور، بالا بردن بهره‌وری، سرعت بخشیدن و بالا بردن دقت در امور اداری و بستری مناسب برای ارتباط و ارجاع نامه‌ها به شکل الکترونیکی در سازمان است. هر سازمان برای آسان و روان نمودن امور خود باید حداقل یک واحد دبیرخانه در سیستم خود داشته باشد که حتی بعضی از سازمان‌ها با توجه به گستردگی آن‌ها بیش از یک دبیرخانه دارند.
وظایف کارمند دبیرخانه
وظایف واحد دبیرخانه توسط متصدی آن و سایر کارکنانی که زیردست وی مشغول به کار هستند انجام می‌شود. حتی در دبیرخانه‌هایی که امورشان از طریق نرم‌افزارهای اتوماسیون انجام می‌شود کماکان مسوولیت‌هایی وجود دارد که همیشه توسط متصدی دبیرخانه پیگیری و به انجام می‌رسد. فردی که در این حرفه مشغول است با مشاغل کارمند دبیرخانه، بایگانی و مسوول بایگانی و بانک اطلاعات در ارتباط است.
روند کار در دبیرخانه به این ترتیب است که مکاتبات دریافتی و ارسالی، ثبت و پیگیری می‌شود. می‌توان گفت فرآیند کار دبیرخانه دربرگیرنده تمامی امور مربوط به شماره‌گذاری، ثبت، ارسال، دریافت و رهگیری نامه‌ها و مکاتبات اداری است.
معرفی دوره کارمند دبیرخانه
سرپرست دبیرخانه و بایگانی از مشاغل حوزه امور اداری است و شامل شایستگی‌هایی از قبیل برنامه ریزی امور دبیرخانه، برقراری ارتباط با واحدهای مرتبط با دبیرخانه، پیاده سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک و امحاء آن‌ها، جمع آوری، طبقه بندی و گزارش‌گیری اطلاعات، نظارت بر بایگانی نامه‌های اداری، نظارت بر حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دبیرخانه است.
مهارت‌های آموزش داده شده در این دوره:
در این دوره آموزشی طی ارائه سرفصل‌ها و شایستگی‌هایی، کارآموزان به کسب دانش و مهارت‌هایی می‌پردازند که در آینده جهت انجام امور مربوط به سرپرست بایگانی بسیار کمک کننده خواهد بود. از جمله این مهارت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
* برقراری ارتباط با واحدهای مختلف سازمانی
* دقت در حفظ و نگهداری وسایل ارتباطی
* استفاده دقیق از نرم‌افزار
* آموزش نیروی انسانی
* اجرای مقررات و آیین نامه‌های شغلی
* تهیه فرمت فعالیت‌ها و طبقه‌بندی آن‌ها
* استفاده از مهرهای بایگانی
* نظارت بر انجام مراحل امحاء پرونده
* ایجاد پایگاه اطلاعاتی
* نظارت برگردش کار دبیرخانه
مفید برای:
* کارجویان علاقه‌مند به مسئول دفتری و امور اداری
* کارمندان فعلی برای انجام حرفه‌ای‌تر وظایف خود
* مدیرانی که به دنبال محتوای آموزشی برای کارمندان خود هستند
* مدیران ارشد یا میانی سازمان‌ها برای بهبود فرآیندهای کسب‌وکار
* مسئولان آموزش سازمان‌ها برای تربیت نیروی انسانی