دبیرخانه چیست؟
دبیرخانه در سلسله مراتب سازمانی، واحدی است که مسئولان آن به طور مستقیم با ریاست سازمان یا مدیر عامل شرکت در ارتباط هستند. حال اگر دقت کنید، نه تنها دبیرخانه از اهمیت ویژهای برخوردار بوده؛ بلکه مسئولان دبیرخانه نیز دارای جایگاه ویژهای در این سازمان هستند.
ظرفیت کارشناسان دبیرخانه بستگی به میزان بزرگی سازمان یا شرکت دارد؛ در سازمانهای بزرگتر کارشناسان واحد دبیرخانه را یک مدیر و چندین کارمند آشنا با این مجموعه تشکیل میدهند و در شرکتهای کوچک ممکن است فقط یک نفر مسئول دبیرخانه باشد.
مسئول دبیرخانه باید چه ویژگیهایی داشته باشد؟
* فرد متصدی باید از آموزشها و تحصیلات مورد نیاز مربوط به این امور برخوردار باشد. حداقل تحصیلات فرد متصدی، کارشناسی رشتههای علوم انسانی است و باید حداقل دارای 2 سال سابقه کار در این حوزه باشد.
* اگرچه وظایف دبیرخانه و نحوه کار با سیستم اتوماسیون اداری در بسیاری از سازمانها مشابه است، اما باید از میزان مهارت هفتگانه ICDL متصدی نیز مطمئن شد.
* مسئول دبیرخانه باید از مهارتهایی: از قبیل بایگانی نامههای اداری، جمعآوری، دستهبندی، نگهداری و ثبت گزارشات مربوط به این اسناد، نگارش، ثبت و ارسال نامههای اداری برخوردار باشد.
* مسئول دبیرخانه باید: با نحوه پیادهسازی اصول بایگانی اسناد و مدارک؛ و نحوه استفاده از سیستم اتوماسیون اداری آشنایی لازم را داشته باشد.
* مسئول دبیرخانه باید؛ با مفاهیم و اصطلاحات اداری ( عطف و پیرو، پیش نویس، نامه وارده و صادره، رونوشت و…) آشنا باشد.
مسئول دبیرخانه چه وظایفی دارد؟
همانطور که پیشتر هم گفته شد. مدیریت امور و انجام وظایف واحد دبیرخانه و کارمندانش در سازمانها بر عهده مسئول دبیرخانه است. امروزه با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری ، مسئول دبیرخانه موظف است تا عملکرد کارکنان این بخش را ارزیابی کند.
از جمله وظایفی که کارشناس یا متصدی دبیرخانه برعهده دارد میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
* کنترل و نظارت بر امور دبیرخانه
* ثبت نامههای دریافت شده
* ارسال نامههای صادره از طریق فکس در صورت نیاز
* تهیه مینوت نامههای ارسالی برون سازمانی
* گزارشگیری نامهها
* مشخصسازی نحوه شمارهگذاری یا کدگذاری نامهها
* ثبت سوابق نامههای فیزیکی دریافت شده در سازمان
* بایگانی نامههای ارسالی و دریافتی سازمان
* اطلاعرسانی به دریافتکنندگان نامههای ارسالی برون سازمانی
* گزارش ضعفها و نقاط عطف کارکنان به مدیران سازمان
* تقسیم کار عادلانه بین کارمندان
* نظارت بر نامههای محرمانه
* جلوگیری از هرگونه اشتباه در ارسال نامههای برون سازمانی
* ارجاع درست و به موقع نامههای دریافتی به بخشهای مربوطه سازمان
مهارتهای آموزش داده شده در دوره سرپرست دبیرخانه و بایگانی
در این دوره آموزشی طی ارائه سرفصلها و شایستگیهایی، کارآموزان به کسب دانش و مهارتهایی میپردازند که در آینده جهت انجام امور مربوط به سرپرست بایگانی بسیار کمک کننده خواهد بود. از جمله این مهارتها میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
* برقراری ارتباط با واحدهای مختلف سازمانی
* دقت در حفظ و نگهداری وسایل ارتباطی
* استفاده دقیق از نرمافزار
* رعایت اخلاق حرفهای
* آموزش نیروی انسانی
* اجرای مقررات و آیین نامههای شغلی
* تهیه فرمت فعالیتها و طبقهبندی آنها
* تقسیم وظایف بین کارکنان و بررسی دقیق کارها
* استفاده از مهرهای بایگانی
* نظارت بر تهیه خلاصه پرونده
* نظارت بر انجام مراحل امحاء پرونده
* ایجاد پایگاه اطلاعاتی
* نظارت بر گزارشگیری و ترسیم نمودار آماری
* انتخاب نوع دفتر بایگانی
* ثبت اسناد با توجه به درجه سری بودن
* نظارت برگردش کار دبیرخانه
* و بسیاری از موارد دیگر