بایگانی فرآیند پیچیده‌ای است که نیاز به دقت زیادی دارد. چون در صورتی که بایگانی کردن اسناد و مدارک یا آرشیو کردن آن‌ها درست انجام نشود، بعداً در زمانی که به این اطلاعات نیاز باشد، پیدا کردن آن‌ها کار سختی خواهد بود.
به همین دلیل است که در سازمان‌های مختلف و شرکت‌ها یک بخش خاص به اسم اتاق بایگانی وجود دارد. همچنین فرد یا افرادی در محیط این اتاق‌های بایگانی با دقت و حوصله بسیار و بر اساس نظم و استاندارد مشخصی همواره در حال مدیریت اسناد و مدارک هستند.
بایگانی چیست؟
در تعریف دیگری که برای سوال بایگانی چیست وجود دارد می‌توان گفت بایگانی روشی برای ایجاد دسته بندی و نظم است. مفهوم بایگانی کاری است که بسیاری از کارمندان ادارات و سازمان‌های مختلف با آن مواجه می‌شوند. چون در هر اداره و سازمانی باید بخش بایگانی وجود داشته باشد و طبیعتاً هر کارمندی هم باید با اصول اولیه و قواعد آن آشنایی داشته باشد.
نیاز به دانش بایگانی و آشنایی به استانداردهای آن هیچ ربطی به این که فرد در چه بخشی از سازمان کار می‌کند ندارد. چون حتی اگر یک کارمند ساده با حجم کاری متوسط باشید هم لازم است بدانید به چه طریقی می‌توانید اسناد و مدارک خود را نگهداری کنید که بعداً اگر به محتوای آن‌ها نیاز داشتید، به راحتی بتوانید در انبوه اسناد فایل مورد نظر خود آن را بیابید.
در گذشته بایگانی به صورت فیزیکی و کاغذی و طی فرآیند بسیار پیچیده‌ای انجام می‌شد. اما امروزه به مدد ظهور نرم افزار بایگانی این مهم به راحتی انجام می‌شود. به کمک نرم افزار بایگانی اسناد بسیاری از افراد با این بخش رابطه بهتری برقرار کرده اند و راحت‌تر می‌توانند کارهای خود را مدیریت کنند.
تعریف بایگانی:
در یک سازمان انواع مختلفی از اسناد و مدارک تولید می‌شود. این اسناد می‌توانند مدارک، نامه اداری، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت، تصویر، گزارش و به طور کلی محتوای ارزشمندی باشند که در این سازمان تولید شده است. شرط این که به یک محتوا عنوان سند داده شود این است که فرآیند تولید و کارهای اداری آن به پایان رسیده باشد.
بعد از این مرحله این سند از چرخه جاری خارج شده اما هنوز دارای اهمیت است. یعنی ممکن است بعد از این هم بارها و بارها به این محتوا رجوع شود، اما این نیاز هر روزه نیست که بتوان به آن عنوان یک سند باز را داد.
در این صورت این محتوا در هر قالبی که باشد باید آرشیو یا بایگانی شود. همه فرآیندی که توضیح داده شد شرح چیستی بایگانی و تعریف این بود که بایگانی چیست؟
با توجه به تعریف ارائه شده در بالا می‌توان گفت که ما هر نوع سندی را بایگانی نمی‌کنیم. در واقع صرف اینکه تنها به اسناد قدیمی و تاریخی دسترسی داشته باشیم نیست که ما اسناد را بایگانی یا آرشیو می‌کنیم.
بلکه ما تنها اسناد با ارزش و دارای اهمیت را که در گذشته تولید شده اند و ممکن است در حال و آینده نیز مورد استفاده قرار بگیرند را بایگانی و آرشیو می‌کنیم. زیرا محتوای آن اسناد برای ما با اهمیت و ارزشمند هستند.
شرح وظایف مسئول بایگانی
مسئول بایگانی دارای وظایفی می باشد که باید آن ها را به نحو احسن انجام دهد. ازجمله وظایف مهم مسئول بایگانی به شرح زیر می باشند:
* حفظ و نگهداری از اسناد و مدارک پرسنل و نگهداری از مدارک محرمانه براساس قوانین و اصول بایگانی
* تهیه فهرست مدارک با توجه به اصولی که مشخص شده اند.
* پیوست نمودن پرونده ها و سوابق نامه ها براساس دستور
* پاسخگویی به سوالات از طریق تلفن و یا به صورت حضوری در زمینه رفع مشکلات اداری کارکنان
* تهیه گزارشات مورد نیاز جهت گزارش دهی به مدیران
* تحویل پرونده های مخدومه به واحد بایگانی راکد پس از تایید مافوق خود
* تشکیل پرونده برای پرسنل جدید
* صورت برداری، طبقه بندی، کد گذاری و بایگانی کردن پرونده ها باتوجه به دستورالعمل ها
* بایگانی امور مربوط به بایگانی مرخصی ها، استعلاجی و گواهی آموزشی کارکنان
* همکاری جهت تهیه وضعیت مرخصی سالیانه پرسنل
* بایگانی نمودن ارزشیابی سالیانه کارکنان شرکت در پرونده ها
* برگ شماری و لاک و مهر نمودن پرونده هایی که به سایر واحدهای تابعه ارسال شده و وصول پرونده