حسابداری حقوق و دستمزد چیست؟
واحد حسابداری و افرادی که به عنوان مسئول امور مالی و حسابداری در هر شرکت یا کسب و کاری مشغول فعالیت هستند باید کارکرد پرسنل را به طور دقیق محاسبه کنند و جزئیات آن را در قالب یک فیش رسمی با عنوان فیش حقوقی به کارکنان ارائه کنند. اطلاعاتی که در مورد حقوق و دستمزد کارکنان وجود دارد باید هر ماه به عنوان هزینه در دفاتر حسابداریثبت شوند تا در محاسبات مالیاتی هم مورد محاسبه قرار بگیرند.
وظایف حسابداری در محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان
بعد از اینکه منابع انسانی اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه حقوق و دستمزد را در اختیار حسابداری قرار داد، فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد شروع می‌شود. حسابداری طبق فرمول‌های محاسبه حقوق و دستمزد و بر اساس نرخ حقوق و دستمزد سال دریافتی کارکنان را محاسبه می‌کند و برای آنها فیش حقوقی تهیه می‌کند.
البته انجام این کار با استفاده از نرم افزار حسابداری با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌شود، که استفاده از نرم افزارهای غیرمعتبر توصیه نمی‌شود. در ادامه برای کسانی که قصد دارند این فرایند را به صورتی دستی انجام دهند مراحل تشکیل‌دهنده این فرآیند را توضیح می‌دهیم.
تعریف حسابداری حقوق و دستمزد
یکی از شاخه‌های حسابداری، حقوق و دستمزد است. حقوق و دستمزد هزینه بخش قابل توجهی از درآمد هر کسب و کاری را به خود اختصاص می‌دهد. حسابداری حقوق و دستمزد شامل مشخص کردن و محاسبه مبلغ پرداختی به کارکنان و ثبت و صدور اسناد مربوط به آن است.
در محاسبه حقوق، اطلاعات قرارداد کاری پرسنل به بخش حسابداری منتقل می‌شود. حسابدار حقوق و دستمزد با توجه به قوانین وزارت کار، محاسبات مربوط به دستمزد و مزایا را انجام می‌دهد و در دفاتر حسابداری یا نرم افزارهای مربوط به این اسناد، موارد موردنیاز را ثبت می‌کند.
این محاسبات شامل ساعات کار، ساعات مرخصی، روزهای مأموریت، ساعات اضافه‌کار و دستمزد کار در روزهای جمعه یا تعطیل می‌شود.
در انجام امور حسابداری و مالی همیشه ثبت اسناد یکی از مهم‌ترین کارها است که ضرورت آن برای استنادهای مالی خواهد بود. در فرایندهای مالی برای انجام هر کاری، ثبت سند مربوطه لازم و ضروری است. این اسناد را به اصطلاح اسناد مثبته یا ثابت‌کننده می‌گویند که برای حسابدار حقوق و دستمزد اهمیت زیادی دارد. این اسناد مبنای بررسی و تحلیل و ثبت رویدادهای مالی در مدارک، دفاتر حسابداری و نرم افزارهای حسابداری است. اسناد مثبته شامل تاریخ، مبلغ و ماهیت هر گونه از انواع معامله می‌شود.
طبقه‌بندی مدارک، اسناد و مستندات حقوق و دستمزد شیوه‌های مختلفی دارد که معمولاً به صورت ماهانه و در فایل‌های جداگانه از بقیه امور حسابداری نگهداری می‌شود.
ارکان محاسبه حقوق و دستمزد
* حقوق پایه: شورای عالی کار میزان حقوق پایه را هر سال مشخص و اعلام می‌کند. اعضای این شورا از نماینده کارگران، نماینده دولت و نماینده کارکنان تشکیل شده است. حقوق پایه در مرحله بعد مصوب می‌شود و به اطلاع عموم و واحدهای صنفی می‌رسد.
معمولاً میزان حقوق و نحوه پرداخت به صورت توافقی تعیین می‌شود. این توافق ممکن است در مورد نحوه پرداخت حقوق در بازه‌های زمانی متفاوت مثل پرداخت روزانه، هفتگی، ماهانه و پروژه‌ای نیز باشد. اطلاعات این قرارداد در اختیار حسابدار حقوق و دستمزد قرار می‌گیرد.
* پایه سنوات: مبلغی است که با توجه به سابقه کار فرد شاغل در محل خدمت و طبق جدول افزایش سنواتی براساس اعلام شورای عالی کار به ازای هر سال کار به دستمزد افراد تعلق می‌گیرد. سامانه اداره کار جدول سنوات را هر ساله منتشر * * می‌کند.
* مزایا: مزایا به دو دسته مستمر و غیرمستمر و هر کدام مجدداً به دو بخش قانونی و اختیاری تفکیک می‌شوند.
* مزایای مستمر قانونی عبارتند از حق مسکن و بن خوار و بار، حق اولاد.
* مزایای مستمر اختیاری عبارتند از حق سرپرستی، حق جذب، حق مسئولیت و مزایای رفاهی مثل حق رفت‌وآمد یا ایاب و ذهاب.
* مزایای غیرمستمر قانونی شامل اضافه‌کار و حق مأموریت است. هر کدام از این موارد حائز شرایط خاصی هستند و به نوع قرارداد نیز بستگی دارند. اما در هر صورت فرمول محاسبه آنها از پیش تعیین و تصویب شده است.
* مزایای غیرمستقر اختیاری موردی مثل پاداش را شامل می‌شود که کارفرما در برخی از مقاطع زمانی یا ماه‌های خاص بسته به نوع فعالیت و قرارداد به فرد شاغل پرداخت می‌کند.
اجزای لیست یا فیش حقوق و دستمزد
یک فیش حقوقی صحیح و کامل که از سوی حسابدار حقوق و دستمزد ارائه می‌شود باید شامل موارد زیر باشد:
* نام و آدرس کارفرما
* نام و آدرس کارمند/کارگر
* تاریخ تولد کارمند/کارگر
* طبقه مالیاتی
* شناسه مالیاتی
* طبقه مالیات بر درآمد
* شماره تأمین اجتماعی
* تاریخ شروع به کار
* دستمزد ناخالص
* میزان پرداختی
* دوره صورت‌حساب
* روزهای مالیات و تأمین اجتماعی
* کمک‌هزینه‌ها
وظایف حسابدار حقوق و دستمزد
محاسبه دقیق کارکرد هر کدام از کارکنان بر عهده حسابدار حقوق و دستمزد است. این محاسبه در قالب یک سند رسمی ارائه می‌شود که به آن فیش حقوقی می‌گویند.
داده‌های حقوق و دستمزد در دفاتر حسابداری یا نرم افزار حسابداری هر مجموعه ثبت می‌شود تا در محاسبه میزان مالیات نیز مورد استفاده قرار گیرد.
مهم‌ترین وظایف حسابداران بخش حقوق و دستمزد عبارتند از:
* تعیین حقوق پایه و صدور اسناد حسابداری حقوق و دستمزد
* تعین حق بیمه کارکنان و صدور سند حسابداری آنها
* محاسبه میزان اضافه‌کاری
* محاسبه مبالغ مزایای حقوق شامل مزایای مستمر و مزایای غیرمستمر
* ثبت اسناد حسابداری مزایای نقدی و غیرنقدی
* تعیین، محاسبه و صدور سند حسابداری مربوط به مالیات حقوق و دستمزد
* محاسبه میزان عیدی با توجه به قوانین
* محاسبه سنوات با توجه به قوانین
* ثبت و ذخیره‌سازی اسناد و مدارک حسابداری حقوق و دستمزد
* محاسبه مرخصی‌های استفاده نشده کارکنان و تعدیل مبلغ مانده مرخصی‌ها
* صدور سند ذخیره مرخصی و بازخرید مرخصی کارکنان
برخی وظایف دیگر حسابدار حقوق و دستمزد عبارتند از:
رازداری و حفظ اطلاعات اشخاص: شامل اطلاعات هویتی و شرایط قرارداد افراد است.
محاسبه دستمزد سالانه: شامل موارد مالیات عمومی مثل کسر مالیات بردرآمد، کمک‌هزینه‌های مختلف و پرداخت‌های مختلف می‌شود.
انجام الزامات گزارش‌های قانونی: شامل ثبت اسناد مالیات بردرآمد و گزارش‌های تأمین اجتماعی است.
شرایط استخدام حسابدار حقوق و دستمزد
دانش‌آموختگان دوره‌های مختلف حسابداری در مقاطع مختلف دیپلم، کاردانی، کارشناسی و کارشناسی ارشد حسابداری و مهارت‌آموختگان دوره‌های آموزشگاه‌‌های آزاد در سطوح مختلف در این جایگاه شغلی استخدام می‌شوند.
اولین مرحله از بررسی شرایط الزامی احراز جایگاه شغلی حسابدار حقوق و دستمزد عبارتند از:
* تحصیل در یکی از رشته‌های حسابداری، حسابرسی یا مدیریت مالی
* آشنایی با رایانه و اکسل
* آشنایی با قوانین حقوق و دستمزد شامل تسلط بر فرمول‌های محاسبه حقوق و دستمزد
* آشنایی با نرم افزار حسابداری حقوق و دستمزد
* توانایی مدیریت زمان، برنامه‌ریز و سازماندهی امور
در حسابداری حقوق و دستمزد باید نسبت به قوانین اداره کار و تأمین اجتماعی آگاهی کافی وجود داشته باشد. همچنین ارتباط با منابع انسانی برای دریافت ارزیابی عملکرد کارکنان موردنیاز است.
هر مجموعه باید هر ماه به کارمندان یک فیش حقوقی قابل فهم ارائه کند. اگر این فرایند دچار ایراد باشد موجب ایجاد اختلال در پرداخت و نارضایتی نیروی کار و مدیران خواهد شد. وظیفه حسابدار حقوق و دستمزد این است که تمامی موارد لازم برای پرداخت دستمزد به کارکنان را محاسبه کرده و به کارکنان و مسئولین پرداخت اعلام کند. در این فرایند لازم است تا تحصیلات و مهارت‌های خاصی در این بخش از حسابداری وجود داشته باشد.
آگاهی از قوانین و نحوه محاسبات، آشنایی با قوانین و به‌روزرسانی اطلاعات از دیگر ملزومات این جایگاه شغلی است. روحیه اخلاقی رازداری، دقت، پیگیری و صراحت و توانایی برقراری ارتباط با بخش‌های دیگر نظیر منابع انسانی نیز از دیگر مواردی است که باید در اخلاق حرفه‌ای در نظر گرفته شود. همچنین ثبت تمامی مدرک از مرحله اطلاعات فردی، میزان حضور و غیبت و مرخصی کارکنان تا تأییدیه پرداخت دستمزد باید به درستی و دقت در نرم افزارها یا دفاتر حسابداری به صورت مستند و دقیق انجام شوند.